Tugas Pertama (Implementasi Sistem Informasi)

TEORI DASAR RANCANGAN SISTEM INFORMASI
Pengertian Sistem
Ada dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu
pendekatan yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan yang
menekankan pada komponen atau elemennya.
Menurut Raymond Mc Leod (1993) sistem adalah kumpulan dari elemenelemen
yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurutnya, karakteristik dasar elemen-elemen sistem secara umum
adalah input, transformasi, output, mekanisme kontrol dan tujuan.


Pendekatan sistem terstruktur menurut Jogiyanto (1990) adalah
pendekatan pengembangan sistem yang dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan
teknik-teknik yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem sehingga hasil akhir
dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya baik
dan jelas.
Setelah pendekatan sistem dipilih, langkah selanjutnya adalah
perancangan sistem secara global. Perancangan sistem secara global dibuat
untuk merepresentasikan sistem secara keseluruhan. Dalam merancang model
dari sistem informasi dibuat model fisik dan model logika.
Model logika dari sistem informasi lebih menjelaskan pada user
bagaimana kerja dari fungsi-fungsi pada sistem informasi secara logika. Model
logika dapat digambarkan dengan menggunakan Data Flow Diagram.

arus datanya dijelaskan menggunakan data dictionary (kamus data). Untuk
menggambarkan kesatuan hubungan suatu entity digunakan Entity Relational
Diagram (ERD), sedangkan model fisik menunjukkan pada user bagaimana
penerapan sistem informasi tersebut bekerja secara fisik. Pengolahan data
pada sistem informasi berbasis komputer dalam pelaksanaannya membutuhkan
metode-metode dan prosedur-prosedur, dimana metode-metode dan prosedurprosedur
tersebut merupakan bagian dari model informasi. Pada model
informasi akan didefinisikan urutan-urutan kegiatan yang ada untuk
menghasilkan output dari input yang ada.
Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Siklus hidup pengembangan sistem adalah serangkaian aktivitas untuk
mengembangkan suatu sistem informasi yang baik dan sesuai dengan
keinginan atau kebutuhan user sehingga menghasilkan sistem yang diinginkan.
Menurut Burch (1992) siklus hidup pengembangan sistem ini terdiri dari enam
tahapan proses, yaitu: perencanaan sistem, analisis sistem, perancangan
sistem secara umum (konseptual), evaluasi dan seleksi sistem, perancangan
sistem secara detail (fungsional), dan implementasi. Empat tahap pertama
merupakan tahap awal pengembangan sistem, sedangkan dua tahap yang
berikutnya merupakan tahapan akhir pemgembangan sistem.
Setelah kondisi sistem dianalisa dan dievaluasi, sistem yang diusulkan
dapat dirancang. Untuk tahap perancangan sistem menurut Jogiyanto (1990)
mempunyai dua tujuan utama, yaitu:
a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pengguna sistem
b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap
kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
Untuk mencapai tujuan ini, analis sistem harus dapat mencapai sasaransasaran
sebagai berikut:
a. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah
digunakan. Ini berarti bahwa data harus mudah diolah, metode-metode
harus mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan serta
mudah dipahami dan digunakan.
b. Perancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan
sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap perancangan sistem,
yang dilanjutkan pada tahap analisa sistem.
c. Perancangan sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung
pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung pengambilan
keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen.
Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci
untuk masing-masing komponen dari sistem informasi, yang meliputi data dan
informasi, penyimpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, personil,
perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern.
Informasi
Perbedaan yang prinsip antara data dan informasi adalah data
merupakan kenyataan atau fakta yang keberadaannya tidak dapat digunakan
langsung dalam proses pengambilan keputusan, sedangkan informasi

merupakan data yang telah diklasifikasikan serta diinterpretasikan. Sumbersumber
informasi terbagi ke dalam sumber primer dan sumber sekunder.
Sistem Manajemen Database
Sistem Manajemen Database menurut Courtney (1988) merupakan
kumpulan data yang saling berkaitan dan kumpulan program untuk mengakses
data tersebut. Pengumpulan data dilakukan untuk membentuk suatu database,
biasanya berisi informasi tentang suatu enterprise atau organisasi. Tujuan
utama dari sistem manajemen database adalah menyediakan lingkungan yang
nyaman dan efisien untuk pengambilan informasi antar database.
Desain database dibuat sedemikian rupa untuk menangani informasi
yang benar dan besar yang senantiasa berkembang secara berkala.
Manajemen data melibatkan pendefinisian struktur penyimpanan informasi,
penyediaan mekanisme pengolahan dan pemanfaatan informasi, penggunaan
informasi terhadap kerusakan, pencegahan pengaksesan oleh orang yang tidak
berwenang. Karena sangat pentingnya suatu informasi bagi kebanyakan
organisasi maka database mempunyai nilai yang tinggi.
Tujuan sistem database antara lain menghindari duplikasi dan inkonsistensi,
memudahkan akses data dan meningkatkan keamanan.


METODE PENELITIAN
Bagan alir prosedur pembuatan Kartu Rencana Studi dan bagian-bagian
yang terkait dengan sistem pembuatan Kartu Rencana Studi direpresentasikan.
Data yang diperoleh, dianalisis dan diolah dengan menggunakan bantuan Data
Flow Diagram yang terdiri dari Context Diagram, Data Flow Diagram Zero, Data
Flow Diagram Detail. Prosedur sistem yang lama juga dianalisis dan dipelajari
untuk dibuat prosedur sistem yang baru atau prosedur sistem yang diusulkan.
Sistem Pembuatan Kartu Rencana Studi (KRS) yang Sedang Berjalan
Pada prosedur sistem pembuatan Kartu Rencana Studi yang sedang
berjalan kegiatannya melibatkan bagian Biro Administrasi & Akademik
Kemahasiswaan (BAAK).
Prosedur pengisian KRS diawali dengan mahasiswa menyerahkan
fotokopi tanda bukti pembayaran uang kuliah (blanko) ke bagian Front Office
(FO), yang melayani informasi dalam bidang Akademik dan Keuangan.
Kemudian FO memeriksa blanko dan memberikan form KRS kepada
mahasiswa. Mahasiswa mengisi form KRS dan mengumpulkannya pada Ketua
Jurusan (Kajur), yang kemudian diperiksa dan disetujuinya, lalu diserahkan ke
BAAK. BAAK memeriksa dan menyetujuinya dan jika disetujui, KRS diserahkan
ke FO kembali untuk diberikan kepada mahasiswa. Dan mahasiswa
memperbanyak KRS dan memberikan fotocopy KRS kepada FO untuk
diberikan kepada Kajur dan BAAK.

langkah_langkah...

1.copy blanko
2.diperiksa
3.copy blanko
4.from KRS
5.pengisisn from KRS
6.KRS
7.diperiksa dan disetujui
8.KRS
9.KRS dicopy.....



Masalah Yang Dihadapi
Dengan menganalisis aliran prosedurnya, maka dapat dilihat bahwa
sistem pembuatan KRS yang dilakukan secara manual akan memakan waktu
yang lama melihat dari peningkatan jumlah mahasiswa setiap tahunnya. Dan
juga dapat mengakibatkan kendala-kendala seperti:
• Data tersebar atau keterasingan (isolasi) data sehingga akan sulit
menuliskan program-program aplikasi baru untuk mengambil data yang
sesuai.
• Format dan struktur data tidak baku/seragam, seperti penulisan tidak sama
misal TU 41010 dituliskan tu 41010 atau Tu 41010 atau tU 41010 sehingga
integrasi data lebih sulit, lebih menghabiskan waktu dan biaya untuk
konversi data dan data tidak compatible.
• Duplikasi data (data redundancy) sehingga sulit untuk meng-update data,
pemborosan memori dan keterkaitan antar data tidak jelas.
• Keterlambatan mahasiswa dalam mengisi form KRS.
• Kekurangtelitian dalam pengisian form Kartu Rencana Studi oleh
mahasiswa seperti penulisan kode mata kuliah.
• Ketidaktelitian Penasehat Akademik dalam membimbing dan memeriksa
isian form Kartu Rencana Studi.
• Kontrol mata kuliah menjadi sangat sulit dan menghambat pemrosesan nilai
Kartu Hasil Studi (KHS).
Usulan rancangan sistem pembuatan Kartu Rencana Studi Online merupakan
sistem yang menerima masukan secara langsung dari lokasi masukan data.

sumber: dewiar.staff.gunadarma.ac.id/Downloads